Gestão de Documentos
De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91 considera-se gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Atualmente, o ato de administrar, organizar e gerenciar a informação é uma preocupação constante entre as entidades públicas e privadas que encontram na gestão de documentos uma aliada de peso tanto para a tomada de decisões, quanto num facilitador para a otimização de processos internos essenciais à organização.
A aplicação dos princípios da administração científica na solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar a administração de um modo geral. Não se trata, portanto, de uma demanda setorizada produzida a partir das próprias instituições arquivísticas, mas de todo contexto organizacional.
As políticas arquivísticas têm como pressuposto:
O reconhecimento da informação governamental como um recurso fundamental para o Estado e a sociedade civil;
A informação governamental contempla a sociedade civil com o conhecimento do Estado e da própria sociedade civil - passado e presente;
A informação assegura transparência ao Estado, facilitando ao governo administrar suas diversas funções sociais;
O livre fluxo de informação entre Estado e sociedade civil é essencial para uma sociedade democrática: cabe, assim, ao governo minimizar a carga de demanda sobre a sociedade civil, diminuindo o custo de suas atividades de informação e maximizando a utilização da informação governamental;
Os benefícios sociais derivados da informação governamental devem exceder os custos públicos da informação, ainda que tais benefícios não possam ser sempre quantificáveis;
A gestão de documentos (correntes e intermediários) governamentais é essencial para assegurar transparência e, em conjunto com a administração dos arquivos permanentes, protegerem os documentos históricos e assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e à sociedade;
O intercâmbio transparente e eficiente da informação científica e tecnológica estimula a excelência na pesquisa científica e o uso efetivo dos recursos públicos de apoio à pesquisa e ao desenvolvimento;
A tecnologia da informação não é um fim em si mesmo, trata-se de um conjunto de recursos que auxilia a efetividade e eficiência das ações do governo.
Para a realização da gestão documental no âmbito na PMDF, algumas etapas foram definidas como primordiais para o andamento dos trabalhos. São as seguintes atividades:
Diagnóstico: o diagnóstico torna-se condição indispensável para identificar pontos fortes e fracos bem como apontar novas possibilidades que viabilizem desde a produção, fluxo, tratamento e preservação de informações e seus mais variados suportes como também em relação a instituição-memória ou unidade de informação independente do estágio temporal a que esta se remeta.
Mensuração: A forma de acondicionamento dos documentos de arquivo incide diretamente no modo de sua mensuração. Nos arquivos correntes ou setoriais do MPPR encontramos documentos acondicionados em caixas-arquivo, arquivos de aço, pastas A a Z, gavetas, empilhados nas estantes, empacotados e em casos extremos amontoados pelo chão. Para cada uma dessas situações há uma indicação de como realizar a sua mensuração de modo prático e preciso. Desse modo, teremos 2 situações:
Documentos empilhados ou empacotados em estantes: medir a altura das pilhas de documento na vertical.
Exemplo: 0,30 m + 0,25 m = 0,55 metro linear
Caixas de papelão ou de plástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas em estantes ou gavetas:medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número das mesmas; - os espaços vazios devem ser desprezados.
Planejamento: O planejamento consiste em uma importante tarefa de gestão e administração, que está relacionada com a preparação, organização e estruturaçãode um determinado objetivo. É essencial na tomada de decisões e execução dessas mesmas tarefas. Posteriormente, o planejamento também a confirmação se as decisões tomadas foram acertadas (feedback).
Ordenação: A ordenação é feita por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos
forem necessários para bem organizar seus documentos.
Classificação: Processo de leitura e identificação do conteúdo do documento/ processo, por assuntos, atribuídos aos códigos já predefinidos no Plano de Classificação de Documentos de atividade meio ou fim. O código e sua destinação final devem ser escritos a lápis no canto superior direito da primeira página do documento.
Atividade MEIO x Atividade FIM
Atividade MEIO: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas.
Atividade fim: é aquela que compreende as atividades essenciais e normais para as quais a empresa se constituiu. É o seu objetivo a exploração do seu ramo de atividade expresso em contrato social.
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.Plano de Classificação é um instrumento de trabalho arquivístico utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades, esquematizado hierarquicamente por assuntos atribuídos a códigos numéricos;
Avaliação: é uma função essencial para o ciclo de vida documental na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momentos poderão ser eliminados ou mantidos permanentemente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Esta função está intimamente relacionada com a função arquivística de classificação documental, de modo que a arquivísticacontemporânea conduz ao entendimento de que a avaliação documental só será possível após a efetiva classificação dos documentos.(Faria, 2006, p.34)
Ter informações precisas e na hora certa é o diferencial na busca de um caminho seguro, rápido e eficiente para as organizações se destacarem em relação à concorrência e de se adaptarem ao mercado no qual estão inseridas. Mas na prática, como poderíamos defini-la? Ora, a gestão de documentos configura-se em uma operação arquivística, um processo de redução seletiva da massa documental acumulada, a proporções manipuláveis de forma a conservar, permanentemente, os documentos que têm um valor histórico, sem menosprezar a integridade substantiva daqueles que ainda têm ou já atingiram sua finalidade, tanto para efeitos de apoio às atividades administrativas quanto para efeitos de pesquisa.