Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

 Instituídas pelo Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003, a Comissão Central de Arquivos - CCA e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSAD são formadas em caráter permanente e operacionalizam as atividades do Sistema de Arquivo do Distrito Federal- SIARDF.

A Comissão Central de Arquivos - CCA funciona no âmbito do GDF com intuito de orientar, tecnicamente, as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSAD que, por sua vez, funcionam nos órgãos da administração direta e indireta do Distrito Federal. O processo de gestão documental objetiva racionalizar e controlar a produção de documentos, normalizar o fluxo documental, elaborar o plano de classificação de documentos da atividade-fim e preservar o patrimônio documental da administração pública do Distrito Federal.

A CCA é constituída por um representante do Arquivo Público do DF, que presidirá a comissão, um representante da Secretaria de Estado de Gestão Administrativa e um da Secretaria de Estado de Cultura, com conhecimentos na área de arquivo e, preferencialmente, por arquivista, historiador, administrador, contador e advogado.

As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSAD conduzirão o processo de avaliação documental no seu respectivo órgão, que consistirá na determinação do ciclo vital dos documentos, fixação de prazos de guarda e sua destinação final e terá por base o levantamento da produção documental. As CSAD têm caráter multidisciplinar e serão constituídas por servidores do próprio órgão. Cabe ao titular do órgão da Administração Direta e Indireta do DF constituir a comissão com no mínimo 7 (sete) e no máximo 9 (nove) membros, dentre os quais escolher-se-á, o presidente.

Na Polícia Militar do Distrito Federal temos a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) que correspondente à CSAD em todos os aspectos legais. Esta comissão integra o SIARDF e, nos termos da Portaria PMDF nº 800, datada de 14/08/12, tem como presidente o chefe do Gabinete do Comandante Geral - GCG e é constituída por policiais militares de qualificação técnico-profissional multidisciplinar.

A Portaria PMDF n° 800/12 abrange as competências da CPAD em seu Art. 10. São elas:

I - coordenar e orientar o processo de classificação, avaliação, arquivamento e seleção de documentos no âmbito da PMDF, tendo em vista a identificação daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor;

II - estabelecer e manter ligação técnica com o Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), órgão central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF, nos assuntos referentes à eliminação (descarte) e recolhimento da documentação produzida e/ou recebida pela Corporação;

III - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema de Arquivos - SIARQ/PMDF, visando à gestão, à preservação e o acesso aos documentos sob a guarda e responsabilidade da PMDF, ressalvando o previsto no Art. 11 desta Portaria;

IV – promover treinamentos periódicos e orientar os trabalhos das Comissões Locais de Avaliação de Documentos – CLAD, e das Subseções de Arquivos das Unidades da Corporação, prestando-lhes o apoio técnico necessário para o cumprimento das missões que lhes são atribuídas neste ato normativo;

V – desenvolver e aplicar o Código de Classificação, relativo à atividade-fim da Corporação, estabelecendo os prazos de guarda e destinação das respectivas espécies e tipologias documentais;

VI - zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais que norteiam o trabalho arquivístico e o acesso aos documentos de arquivos da Corporação; VII - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo na Corporação, especialmente as Comissões Locais de Avaliação de Documentos, visando o aprimoramento do SIARQ/PMDF;

VIII - orientar, coordenar e supervisionar a execução das tarefas de controle de documentos e de arquivos correntes nas diversas Unidades da Corporação, estabelecendo normas gerais de trabalho, de maneira a manter uniformização de procedimentos, atendendo às peculiaridades de cada Unidade.

IX – fixar critérios e normatizar os procedimentos para digitalização e microfilmagem dos documentos produzidos na Corporação;

X - coordenar e executar, exclusivamente, os processos de eliminação dos documentos oficiais produzidos ou recebidos pela Corporação, com anuência do Órgão Central do Sistema de Arquivo do Distrito Federal (SIARDF) ou órgão correlato.

XI - propor com base no Manual e-ARQ do CONARQ, o Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, com fins de possibilitar o acesso às informações contidas nos documentos dos arquivos, observadas as cautelas legais;

A implantação de um programa de Gestão Documental possibilita a racionalização e uso do espaço físico, otimiza as rotinas administrativas da Corporação e facilita o acesso às informações.

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