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Gestão dos Fundos de Arquivo

Escrito por ag | Publicado: Quarta, 03 Março 2021 17:43 | Acessos: 631

Com as recentes reestruturações ocorridas na PMDF, principalmente, a partir de 2016, em virtude da promulgação do Decreto nº 37.321 / 2016, revogado a posteriori por força do Decreto nº 41.167 / 2020, surgiu a preocupação com a preservação, transmissão e garantia de acesso às informações produzidas e / ou recebidas pela Corporação, em virtude dos impactos diretos provocados nas atividades afetas à gestão de documentos e que decorrem das mudanças no organograma institucional.

Diante do quadro apresentado, o grande desafio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PMDF - CPAD / PMDF consiste em garantir o caráter orgânico das informações, diante das centralizações e descentralizações das atividades administrativas ocorridas nas unidades da Corporação, uma vez que a organicidade dos documentos de arquivo é qualidade capaz de refletir a estrutura, as funções e as atividades do órgão ou entidade produtora, em determinada época, à medida que conserva o caráter único do documento, em função do contexto de sua produção. Nessa órbita, os conjuntos documentais produzidos ou recebidos pelas Organizações Policiais Militares (OPM) e decorrentes de uma mesma mesma proveniência, são denominados de Fundos de Arquivo.

Com base na obra intitulada: Os fundamentos da disciplina Arquivística (1988), dos autores canadenses Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, pode-se definir, de maneira simples, que o Fundo de Arquivo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Nesse sentido, o Princípio da Proveniência, também conhecido como Princípio de Respeito aos Fundos se consolida no princípios básico da Arquivologia, cuja definição constante no Dicionário de Terminologia Arquivística, assinala: “Princípio básico coletivo da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos outras entidades produtoras. Também chamado do respeito aos fundos ”(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 136).

O Princípio da Proveniência, portanto, relaciona-se com a obrigatoriedade de não mesclar conjuntos documentais arquivísticos (fundos) de origens distintas, pois é de suma importância a manutenção da relação entre o produtor do documento, com a função que este documento representa para o contexto institucional, principalmente, na garantia do caráter orgânico próprio dos documentos de arquivo. Assim, depreende-se que com as reestruturações ocorridas na PMDF nos últimos anos, existe uma possibilidade real de mescla de parte dos fundos de arquivos provenientes das OPMs que foram diretamente atingidas pelas mudanças no organograma da PMDF e, caso não haja uma correta intervenção das Comissões Locais de Avaliação de Documentos (CLAD), poderão perdas irreversíveis de parte das informações institucionais. 

No caso de algumas OPM's, devido à especificidade das funções e atividades desenvolvidas pelas unidades subordinadas, pode ocorrer a divisão do fundo de arquivo em sub fundos. Todavia, toda a gestão de documentos será de responsabilidade da obrigação CLAD da OPM, uma vez que essa divisão tem o viés único e exclusivo de garantia de acesso às informações neles contidas, sem desconfigurar o Fundo de Arquivo dessa OPM, de acordo com o Princípio da Proveniência.

Assim, um CPAD / PMDF com o fito de garantir a individualidade dos Fundos de Arquivo e orientar a condução dos trabalhos desenvolvidos pelo CLAD'S na gestão desses fundos, emitiu a  Circular N.º 19/2020 - PMDF / GCG / DA / SDE / SARQ , datada de 24 de agosto de 2020, ofertas informações são fundamentais para nortear essa atividade. Da circular em epígrafe, extrai-se o quadro-resumo abaixo, o qual define a quem caberá a responsabilidade objetiva pela gestão dos fundos de arquivo das OPMs que foram extintas, integrada à outra ou desmembradas, bem como daquelas que recepcionaram as funções:

 

(Após a promulgação do Decreto nº 41.167 / 2020)

Antiga Estrutura  Responsabilidade pela gestão do Fundo de Arquivo Nova Estrutura

Comando de Policiamento Regional Metropolitano - CPRM I

1° BPM

3° BPM

6° BPM

7° BPM

1° Comando de Policiamento Regional - 1° CPR 

 1° Comando de Policiamento Regional

1° BPM

3° BPM

5° BPM

6° BPM

7° BPM

24° BPM

 Comando de Policiamento Regional Metropolitano - II CPRM

4° BPM

5° BPM

15° BPM

2° Comando de Policiamento Regional - 2° CPR 

 2° Comando de Policiamento Regional

4° BPM

15° BPM

25° BPM

28° BPM

 

Comando de Policiamento Regional Oeste - I CPRO 

2 ° BPM

11 ° BPM

17 ° BPM

 

3º COMANDO DE POLICIAMENTO REGIONAL - 3º CPR

 

3º Comando de Policiamento Regional

2º BPM

11º BPM

17º BPM

 

Comando de Policiamento Regional Oeste - II CPRO

8º BPM

10º BPM

16º BPM

 

4º COMANDO DE POLICIAMENTO REGIONAL - 4º CPR

 

4º Comando de Policiamento Regional

8º BPM

10º BPM

16º BPM

 

Comando de Policiamento Regional Leste - I CPRL 

13 ° BPM

14 ° BPM

  

5º COMANDO DE POLICIAMENTO REGIONAL - 5º CPR

  

5º Comando de Policiamento Regional

13º BPM

14º BPM

20º BPM

21º BPM.

 Comando de Policiamento Regional Leste -  II CPRL 

20 ° BPM

21 ° BPM

24 ° BPM

 

Comando de Policiamento Regional Sul - I CPRS

9º BPM

26º BPM

 

6º COMANDO DE POLICIAMENTO REGIONAL - 6º CPR

 

6º Comando de Policiamento Regional

9º BPM;

26º BPM;

27º BPM.

 Comando de Policiamento Regional Sul -  II CPRS 

25º BPM

27º BPM

28º BPM

 

2º COMANDO DE POLICIAMENTO REGIONAL - 2º CPR *

 * Obs .:  O 2º CPR fará a gestão do fundo de arquivo do extinto do II CPRS e das unidades subordinadas à época. 
 

Comando de Policiamento Ambiental - CPAM

Batalhão de Polícia Militar Ambiental- BPMA  * 

Batalhão de Policiamento Rural -  (1º, 2º, 3º e 4º BPR's)

   COMANDO DE POLICIAMENTO ESPECIALIZADO    

Comando de Policiamento Especializado

 BPMA

12º BPM

19º BPM

BPEsc

Batalhão de Policiamento Rural

 

  Obs. 1:  O BPMA ficará responsável pela gestão do fundo de arquivo do extinto Comando de Policiamento Ambiental - CPAm.

** Obs. 2:  O BPEsc ficará responsável pela gestão do fundo de arquivo do extinto Comando de Policiamento Escolar - CPEsc.

 

Departamento de Controle e Correição - DCC

12º BPM

19º BPM

 

Comando de Policiamento Escolar - CPEsc

Batalhão de Policiamento Escolar - BPEsc. **

 

Comando de Missões Especiais - CME 

Batalhão de Operações Especiais - BOPE

Batalhão de Policiamento com Cães - BPCães;

1º Batalhão de Policiamento de Choque - 1º BPChoque

Batalhão de Rondas Ostensivas Táticas Motorizadas - ROTAM

   COMANDO DE POLICIAMENTO DE MISSÕES ESPECIAIS    

Comando de Policiamento de Missões Especiais

Batalhão de Operações Especiais

Batalhão de Policiamento de Choque

Batalhão de Policiamento Tático Motorizado (ROTAM)

Batalhão de Aviação Operacional

Regimento de Polícia Montada

Batalhão de Policiamento com Cães

Centro de Medicina Veterinária

 

 * Obs1:  O Batalhão de Aviação Operacional fará a gestão do fundo de arquivo do extinto Comando de Policiamento Aéreo - CPAer .

** Obs 2:  O Regimento de Polícia Montada fará a gestão do fundo de arquivo do extinto Comando de Policiamento Montando - CPMon.

 

Comando de Policiamento Aéreo - CPAER

Batalhão de Aviação Operacional - BAVOP. *

 

Comando de Policiamento Montado - CPMon

Regimento de Polícia Montada - RPMon; **

Centro de Medicina Veterinária - CMV

 

Comando de Policiamento de Trânsito - CPTran

Batalhão de Policiamento de Trânsito

Batalhão de Policiamento Rodoviário

 COMANDO DE POLICIAMENTO DE TRÂNSITO  

Comando de Policiamento de Trânsito

Batalhão de Policiamento de Trânsito;

Batalhão de Policiamento Rodoviário.

Portanto, em termos de gestão de documentos (produção, recebimento, trâmite, acesso e à destinação final), a responsabilidade objetiva pela preservação, transmissão e garantia de acesso às informações recebidas sobre que detém, legalmente, a custódia do acervo documental. Tanto nos Departamentos quanto nos Comandos Regionais de Policiamento, como atividades ligadas à gestão de documentos devem ser desenvolvidos pelas Comissões Locais de Avaliação de Documentos - CLADs, tal qual previsto no inciso I, § 4º, art. 11 da Portaria PMDF nº 800/2012.

 

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