Gestão dos Fundos de Arquivo

Com as recentes reestruturações ocorridas na PMDF, principalmente, a partir de 2016, em virtude da promulgação do Decreto nº 37.321 / 2016, revogado a posteriori por força do Decreto nº 41.167 / 2020, surgiu a preocupação com a preservação, transmissão e garantia de acesso às informações produzidas e / ou recebidas pela Corporação, em virtude dos impactos diretos provocados nas atividades afetas à gestão de documentos e que decorrem das mudanças no organograma institucional.

Diante do quadro apresentado, o grande desafio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PMDF - CPAD / PMDF consiste em garantir o caráter orgânico das informações, diante das centralizações e descentralizações das atividades administrativas ocorridas nas unidades da Corporação, uma vez que a organicidade dos documentos de arquivo é qualidade capaz de refletir a estrutura, as funções e as atividades do órgão ou entidade produtora, em determinada época, à medida que conserva o caráter único do documento, em função do contexto de sua produção. Nessa órbita, os conjuntos documentais produzidos ou recebidos pelas Organizações Policiais Militares (OPM) e decorrentes de uma mesma mesma proveniência, são denominados de Fundos de Arquivo.

Com base na obra intitulada: Os fundamentos da disciplina Arquivística (1988), dos autores canadenses Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, pode-se definir, de maneira simples, que o Fundo de Arquivo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Nesse sentido, o Princípio da Proveniência, também conhecido como Princípio de Respeito aos Fundos se consolida no princípios básico da Arquivologia, cuja definição constante no Dicionário de Terminologia Arquivística, assinala: “Princípio básico coletivo da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos outras entidades produtoras. Também chamado do respeito aos fundos ”(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 136).

O Princípio da Proveniência, portanto, relaciona-se com a obrigatoriedade de não mesclar conjuntos documentais arquivísticos (fundos) de origens distintas, pois é de suma importância a manutenção da relação entre o produtor do documento, com a função que este documento representa para o contexto institucional, principalmente, na garantia do caráter orgânico próprio dos documentos de arquivo. Assim, depreende-se que com as reestruturações ocorridas na PMDF nos últimos anos, existe uma possibilidade real de mescla de parte dos fundos de arquivos provenientes das OPMs que foram diretamente atingidas pelas mudanças no organograma da PMDF e, caso não haja uma correta intervenção das Comissões Locais de Avaliação de Documentos (CLAD), poderão perdas irreversíveis de parte das informações institucionais. 

No caso de algumas OPM's, devido à especificidade das funções e atividades desenvolvidas pelas unidades subordinadas, pode ocorrer a divisão do fundo de arquivo em sub fundos. Todavia, toda a gestão de documentos será de responsabilidade da obrigação CLAD da OPM, uma vez que essa divisão tem o viés único e exclusivo de garantia de acesso às informações neles contidas, sem desconfigurar o Fundo de Arquivo dessa OPM, de acordo com o Princípio da Proveniência.

Assim, um CPAD / PMDF com o fito de garantir a individualidade dos Fundos de Arquivo e orientar a condução dos trabalhos desenvolvidos pelo CLAD'S na gestão desses fundos, emitiu a  Circular N.º 19/2020 - PMDF / GCG / DA / SDE / SARQ , datada de 24 de agosto de 2020, ofertas informações são fundamentais para nortear essa atividade. Da circular em epígrafe, extrai-se o quadro-resumo abaixo, o qual define a quem caberá a responsabilidade objetiva pela gestão dos fundos de arquivo das OPMs que foram extintas, integrada à outra ou desmembradas, bem como daquelas que recepcionaram as funções:

*  (Após a promulgação do Decreto nº 41.167 / 2020)

Portanto, em termos de gestão de documentos (produção, recebimento, trâmite, acesso e à destinação final), a responsabilidade objetiva pela preservação, transmissão e garantia de acesso às informações recebidas sobre que detém, legalmente, a custódia do acervo documental. Tanto nos Departamentos quanto nos Comandos Regionais de Policiamento, como atividades ligadas à gestão de documentos devem ser desenvolvidos pelas Comissões Locais de Avaliação de Documentos - CLADs, tal qual previsto no inciso I, § 4º, art. 11 da Portaria PMDF nº 800/2012.

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