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Sistema de Arquivos - SIARQ/PMDF

Escrito por ag | Publicado: Quinta, 26 Dezembro 2019 20:26 | Acessos: 1075

O Sistema de Arquivo do Distrito Federal- SIARDF, regulamentado pelo Decreto nº 24.205 de 10 de novembro de 2003, foi instituído com o objetivo de garantir a proteção e preservação da documentação arquivística do Poder Público do Distrito Federal. O SIARDF é responsável pela elaboração da política de arquivos do Poder Executivo local, pela sua correta implementação, por harmonizar as atividades nas diversas fases de administração dos documentos de arquivo - corrente, intermediária, permanente - atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores de documentos e facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público.

Integram o SIARDF, como órgãos setoriais, todos os órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal e, na qualidade de órgão central, o Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF, que tem a função de definir, coordenar, supervisionar e divulgar as atividades do Sistema.

No âmbito da Polícia Militar do Distrito Federal, foi instituído, pela Portaria PMDF nº 524 de 18 de setembro de 2006, revogada posteriormente pela Portaria PMDF nº 800, de 14 de agosto de 2012 e posteriormente alterada pela Portaria PMDF n° 1.179, de 11 de maio de 2021, o Sistema de Arquivos da PMDF - SIARQ / PMDF, que tem como objetivo garantir o controle, uma organização, a preservação e o acesso aos documentos obtidos, expedidos ou recebidos pela Corporação no desempenho de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

O Art. 3º da Portaria PMDF nº 800, de 14 de agosto de 2012 abarca o rol de competências do SIARQ / PMDF. São elas:

I - garantir a proteção e preservação da documentação arquivística da Polícia Militar do Distrito Federal, como instrumento probatório ou informativo de apoio à administração, garantindo a perpetuação daqueles dotados de valor histórico e / ou cultural;

II - coordenar as atividades de gestão dos documentos de arquivo nas fases corrente, intermediária e permanente, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores ou detentores dos documentos específicos;

III - facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico aos públicos interno e externo. Parágrafo único. O acesso aos documentos sob a gestão e guarda do Sistema de Arquivos da Polícia Militar do Distrito Federal, é assegurado a todos, observado o previsto na Constituição Federal e na legislação específica.

Em virtude das mudanças ocorridas no organograma da Instituição, com base no Decreto Distrital nº 31.793, de 11 de junho de 2010, revogado pelo Decreto Distrital nº 37.321, de 06 de maio de 2016 e alterado Decreto Distrital nº 38.068 de 20 de março de 2017 , o Gabinete do Comandante-Geral recepcionou as competências da então Secretaria Geral - SG, passando, portanto, a fazer parte do rol de entes que compõem o SIARQ / PMDF. Atualmente, com a promulgação do Decreto Distrital nº 41.167 de 1º de setembro de 2020, houve nova mudança no organograma institucional.

Assim, o SIARQ / PMDF tem abrangência em todo PMDF e para que suas competências sejam cumpridas, o sistema é composto pelos seguintes institucionais:

Gabinete do Comandante-Geral (GCG);

Arquivo-Geral -Seção do GCG;

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD / PMDF);

Comissões Locais de Avaliação de Documentos - CLAD;

Subseções de Arquivo das OPMs.

No contexto da gestão de documentos, a informação é o bem intangível mais valioso para as associações, sendo essencial para a otimização dos processos de trabalho, ao desenvolvimento de políticas internas, ao subsídio dos processos decisórios e possibilita a adaptação da instituição às mudanças e às mudanças mudanças inovações que o ambiente externo propicia.

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