Comissão Local de Avaliação de Documentos - CLAD
| PORTARIAS DE NOMEAÇÃO DAS COMISSÕES LOCAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS |
As Comissões Locais de Avaliação de Documentos (CLAD), conforme disposto no Art. 11 da Portaria PMDF Nº 800, de 14 de agosto de 2012, são grupos de trabalho criados pela CPAD e se constituem em órgãos de caráter permanente do SIARQ/PMDF. Apesar de serem subordinadas tecnicamente à CPAD, são instituídas em cada Comando de Policiamento e Departamento da corporação, por meio de portaria dos respectivos Comandos e Chefias.
A Portaria PMDF n° 800/12 abrange as competências da CLAD em seu Art. 11. Compete às Comissões Locais de Avaliação de Documentos - CLAD:
I - seguir as diretrizes emanadas pela CPAD nos assuntos inerentes à produção, recebimento, conservação, trâmite e destinação final dos documentos das respectivas OPM;
II – integrar e operacionalizar a Subseção de Arquivo da OPM, coordenando os trabalhos arquivísticos de acordo com a legislação e técnicas em vigor;
III - identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada seção da Unidade e velar por sua gestão;
IV - atuar no tratamento da documentação acumulada, utilizando os instrumentos arquivísticos de classificação (Plano de Classificação da Atividade-meio do GDF) e avaliação (Tabela de Temporalidade e Destinação Final de Documentos);
V – transferir, mediante guia de transferência, ao Arquivo Geral os documentos de interesse da Corporação que estejam sob a guarda da Unidade, que tenham ultrapassado a fase corrente;
VI – disseminar e zelar pelo cumprimento, em sua área de atuação, as diretrizes estabelecidas pela CPAD;
VII – zelar, na área de sua competência, pelo cumprimento dos dispositivos legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos documentos de arquivos na Corporação;
VIII - apresentar sugestões à CPAD para o aprimoramento do sistema;
IX - apresentar subsídio à CPAD para elaboração de normas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivo na Corporação; e
X - prestar informações sobre suas atividades à CPAD, por meio de relatórios anuais, com objetivo de propiciar o acompanhamento da evolução dos trabalhos desenvolvidos, propor sugestões quanto a reformulação do atual Código de Classificação do GDF, além de fornecer informações necessárias à tomada de decisões.
Dentre suas atribuições destaca-se o tratamento da documentação acumulada no âmbito das respectivas OPM's. Para isso, deve utilizar corretamente, os instrumentos arquivísticos de classificação (Plano de Classificação da Atividade-meio do CONARQ) e avaliação (Tabela de Temporalidade e Destinação Final de Documentos), com vistas a preservar, transmitir e garantir o acesso às informações sob sua custódia.
As CLAD's atuam como difusores da política arquivística implantada na Corporação e, como parte integrante do SIARQ/PMDF devem contribuir de forma significativa para o aprimoramento do sistema.