História do Arquivo-Geral
Em 1957, de acordo com o Decreto n ° 41.720, foi aprovado o regulamento da Ajudância Geral- AG da Polícia Militar do Distrito Federal- PMDF, órgão do Comando Geral, destinado a tratar das questões de caráter geral e individual relativo ao pessoal. Dentre as divisões subordinadas à AG, encontrava-se a Divisão de Arquivo, uma qual competia a organização, salvaguarda e conservação dos documentos da corporação. Entretanto, não há padronização de métodos utilizados para a execução dessas atividades, que durante muito tempo foram feitas de acordo com a conveniência de cada unidade de produto.
No ano de 1988 foram convencionadas, no âmbito do PMDF, como Normas sobre Guarda e Eliminação de Documentos Oficiais, nas quais estabeleciam como critério o arquivamento ou uma eliminação dos documentos com base unicamente na espécie ou tipologia documental. Não há uma política efetiva voltada para a preservação e transmissão das informações institucionais.
Em 25 de outubro de 1990 e em 30 de março de 2001 foram editadas, respectivamente, as Portarias PMDF nº 005 e nº 312 que estabeleciam os mesmos critérios sobre a Guarda e Eliminação de Documentos da Norma anterior. Apesar de decorrida uma década e do surgimento da Lei nº 8.159 / 91, que dispôs sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a situação técnica permanecia praticamente inalterada.
Diante da realidade e da necessidade urgente de adequação à legislação vigente, muitos esforços foram empreendidos para dar suporte ao Arquivo Geral, como a aquisição de mobiliários e capacitação técnica dos policiais nele lotados para o tratamento de documentos institucionais. No âmbito do GDF, entre 1998 e 2004, surgiram várias normas sobre associações à gestão e proteção dos documentos de arquivo.
Em 1998, foram aprovadas por meio da Portaria Nº 03 / SEA o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (área meio) para aplicação em todos os órgãos de Administração Direta, Indireta e Fundacional do DF. Outra norma importante foi a Lei nº 2.545 de 28 de abril de 2000, que versava sobre a proteção aos documentos arquivísticos.
Com a promulgação do Decreto Distrito nº 24.204 de 10/11/2003 surgiu a obrigatoriedade de criação de comissões setoriais em todos os órgãos da Administração Direta e Indireta do GDF. Em 2004, a Portaria Conjunta SC e SGA nº 02 de 22 de outubro trouxe os procedimentos para a eliminação de documentos para aplicação em órgãos todos do GDF.
Em 2005, por iniciativa do então MAJ QOPM PINHO, Arquivista de formação, por nomeada na PMDF a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD / PMDF, que dentre as várias atividades destacavam-se o levantamento da produção documental, a avaliação técnica desses documentos e o zelo pela correta aplicação das normas de transferência e eliminação de documentos.
Internamente, neste período foi baixada na Portaria Nº 477 de 31 de maio de 2005, a qual dispunha sobre os procedimentos básicos de gestão de documentos de arquivo no âmbito da Corporação, que posteriormente fora substituída pela Portaria Nº 524 de 18 de setembro de 2006. Desde então a gestão documental na PMDF passou a seguir os procedimentos técnicos e legais em consonância com as normas federais para a preservação e disseminação das informações.
Como método de organização da massa documental, acumulada durante anos na corporação, foram realizadas oficinas com o intuito de instruir o pessoal lotado no Arquivo Geral sobre os procedimentos para a gestão documental. As atividades da 1ª Oficina de Gestão Documental / CSAD para organizar o arquivo chegaram à exaustão. Este trabalho resultou na eliminação de quase 10 (dez) toneladas de documentos.
Com a edição da Portaria PMDF nº 800, em 14 de agosto de 2012, alterada pela Portaria PMDF n° 1.179, de 11 de maio de 2021, novas competências são comuns no Sistema de Arquivo da PMDF –SIARQ / PMDF aprimorá-lo, principalmente nos aspectos legais. Nesta portaria, por questões de ajustes à nomenclatura do novo organograma da Corporação, um CSAD passou a chamar o CPAD / PMDF, para que sua consciência e atividades estão em consonância com o Decreto nº 24.204.
As principais atividades do Arquivo Geral da PMDF, definidas na Portaria nº 800, são:
Preservar o acervo documental da Corporação sob sua custódia;
Franquear o pleno acesso às informações de caráter ostensivo, com base na Lei de Acesso à Informação no âmbito do GDF (Lei nº 4.990 / 12);
Atender aos públicos interno e externo, no tocante à consultas e pesquisas disponibilizando, inclusive, cópias solicitadas através de requerimento;
Receber, conferir, higienizar e ordenar todos os Boletins Internos das Unidades da Corporação e dos Boletins do Comando Geral para o processo de encadernação;
Receber, mediante transferência, os documentos que se encontrem na fase intermediária para o cumprimento dos prazos de guarda elaborado na legislação;
Manter em repositório uma massa documental proveniente das OPMs, devidamente classificadas, avaliadas e mensuradas com intuito de aguardar os prazos legais de acordo com o processo de eliminação.
Diante dessa nova política, é de suma importância a realização de oficinas de capacitação e de visitas técnicas. O intuito é de conscientizar a corporação acerca da gestão de documentos, por conseguinte, da gestão da informação de acordo com a oferta. Apesar de algumas mudanças adicionais no contexto atual, ainda existe uma cultura e a visão pejorativa quanto à função dos arquivos de estrutura administrativa.
Assim, o Arquivo Geral juntamente com um CPAD / PMDF atuam na tentativa de mudar o cenário dos repositórios documentais da PMDF, pois a preservação do patrimônio arquivístico sob custódia da corporação, além de atender as demandas administrativas e sociais, contribuem para a consolidação da corporação memória e identidade institucionais.